Einsatz- und Tourenplanung: 7 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung

Das Zeitalter der Digitalisierung ist für alle Wirtschaftsbereiche relevant. Für die Dienstleister ebenso wie für die anderen. Allerdings ist die Digitalisierung der Einsatz- und Tourenplanung Ihrer Techniker nicht nur eine Herausforderung für die IT. Sie betrifft auch die Organisation Ihres Unternehmens und die Mitarbeiterführung.
 
Wenn die Digitalisierung erfolgreich sein soll, ist ein umfassendes Change Management nötig. Ihre Mitarbeiter müssen bei der Umstellung ihrer gewohnten Arbeitsabläufe unterstützt werden, damit sie die neue Software zu Einsatz- und Tourenplanung als Change und nicht als Bedrohung wahrnehmen. Diese Aufgabe ist nicht zu unterschätzen.
 
Immerhin ist das ganze Unternehmen betroffen: Planer sowie Techniker im Außendienst müssen langjährige Routinen ändern. Sie können auf einmal nicht mehr ihre Excel-Tabellen, Einsatzformulare oder Einsatzbericht in Papierform in die Hand nehmen.
 
Eine technologische Veränderung garantiert nicht zwingend auch Erfolg. Die Technik selbst ist nicht das einzige Thema hier, sondern vor allem die Art und Weise, wie sie Ihren Mitarbeitern präsentiert wird. Für eine erfolgreiche Digitalisierung müssen Sie diejenigen ins Boot holen, die zuerst mit der neuen Software zur Einsatz- und Tourenplanung arbeiten müssen.
 
Es folgen 7 Tipps, um die klassischen Fehler zu vermeiden und erfolgreich ins digitale Zeitalter zu starten.

Tipp 1: Seien Sie pragmatisch und sehen Sie die Risiken

Man sollte nie zu zuversichtlich oder optimistisch sein, wenn man eine Digitalisierung seines Unternehmens in Angriff nimmt. Denn es wird die Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter grundlegend verändern: von den operationellen Teams bis zur Planungsabteilung. Und auch Ihre Techniker im Außendienst sind betroffen. Sie füllen zukünftig ihre Einsatzberichte digital aus und übermitteln sie umgehend an die Zentrale.
 
Tiefgreifende Veränderungen brauchen aber auch umfassende Begleitung. Es wird viel Enthusiasmus nötig sein, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, die Änderungen anzunehmen. Auch pädagogisches Geschick beim Erklären der Gründe oder sogar Notwendigkeiten für die neuen Technologien ist gefragt. Auf keinen Fall und zu keiner Zeit sollte man sich in Sicherheit wiegen und davon ausgehen, dass am Ende bestimmt alles gut werden wird.
 
Bereits im Vorfeld muss man verschiedene Szenarien des Scheiterns durchdenken. Welche Hindernisse können im Laufe der Umstellung auftreten und woran hat man vielleicht noch gar nicht gedacht? Man sollte versuchen, alle möglichen Risiken für ein so enormes Projekt wie die Digitalisierung zu antizipieren. Auf diese Weise sind Sie bestens vorbereitet, um ein Scheitern zu vermeiden.

Tipp 2: Erklären Sie die Vorteile der Neuerung allen Beteiligten

Wenn man eine komplette Einsatz- und Tourenplanung digitalisieren will, trifft man auf verschiedene Beteiligte mit jeweils unterschiedlichen Meinungen und Erwartungen.
 
Ihr Chef wird die Kundenzufriedenheit verbessern und die Abwanderungsquote verringern wollen, ohne die Kosten steigen zu lassen. Ihre IT wird sich eine Software wünschen, die leicht in das bestehende IT-System zu integrieren ist, einfach zu warten ist und in der Updates problemlos zu installieren sind. Die Verantwortlichen fürs operationelle Geschäft werden klare Pläne und Zeitgewinn bei der Zuteilung von Einsätzen. Ihre Techniker wünschen sich eine Software, die ihnen ermöglicht, weniger Zeit im Fahrzeug und mehr Zeit im Einsatz beim Kunden zu verbringen.
 
Im Vorfeld des Projektes Digitalisierung sollten Sie sich überzeugende Argumente für alle Beteiligten zurechtlegen. Damit gewinnen Sie von Anfang an die Unterstützung aller Mitarbeiter für das Projekt und verhindern Blockade-Haltungen.

Tipp 3: Binden Sie alle Nutzer von Anfang mit ein

Es gibt immer noch zu viele Unternehmen, in denen die Entscheidung über die Anschaffung einer neuen IT-Plattform hinter verschlossenen Türen vom Management getroffen wird. Selten werden diejenigen befragt, die am meisten betroffen sind: die täglichen Nutzer.
 
Am besten vereint man Vertreter aller beteiligten Gruppen an einem Tisch, um die zur Wahl stehenden Möglichkeiten zu bewerten. Management, IT-Abteilung, Planer und natürlich Techniker müssen ihre Meinungen und Wünsche beisteuern.
 
Alle Vorschläge müssen eingehend untersucht werden, denn die Wahl einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung ist nicht unbedeutend. Sie wird zum Rückgrat Ihres ganzen Unternehmens. Jede Abteilung muss ihre Anforderungen, ihre Erwartungen und Meinungen zu getesteten Software-Programmen äußern.

Tipp 4: Erstellen sie eine präzises Pflichtenheft, das mit allen geteilt wird

Dieser Punkt ist die Fortsetzung des vorangegangenen. Um eine passende Software zur Einsatz- und Tourenplanung auszuwählen, muss man die Anforderungen aller Beteiligten aufnehmen und daraus ein präzises, klares Pflichtenheft erstellen, das mit allen geteilt wird. Vor allem natürlich mit den Herstellern, die Sie miteinander vergleichen wollen. Jeder Hersteller muss die Anforderungen Ihres Unternehmens vor Augen haben, um die bestmögliche Konfiguration anbieten zu können.
 
Vergessen Sie auch nicht, einen internen Projektmanager zu bestimmen, der das Thema konsequent und kohärent in die richtige Richtung sowohl mit Ihren Mitarbeitern als auch mit Ihren Lieferanten vorantreibt.

Tipp 5: Vernachlässigen Sie nicht die Testphase und die Schulungen

Wenn möglich, sollten Sie vor der Einführung einer Software zuerst eine Testphase durchlaufen lassen. Am besten wählen Sie aus allen Teams Mitarbeiter aus, die die Software ausprobieren. Sie berichten ihren Kollegen dann ohne Umschweife von positiven und negativen Aspekten, schlagen eventuelle Anpassungen der Funktionalitäten, der Ergonomie usw. vor. Diese Mitarbeiter können dann zu Botschaftern der Software für alle anderen werden.
 
Achten Sie auch darauf, dass der Hersteller Ihnen eine oder mehrere Sitzungen zur operationellen Schulung Ihrer Teams anbietet. Das ist nicht nur für die Techniker im Außendienst wichtig, die die mobile App täglich in Händen halten, sondern auch für die Verantwortlichen in der Zentrale, die die Tourenplanung sicherstellen. So können die Nutzer sich mit der Software vertraut machen, bevor sie offiziell installiert ist, und eventuelle Änderungen in aller Ruhe durchführen lassen.
 
Die Schulungen erlauben Ihnen, Regeln für die Nutzung der Software zur Einsatz- und Tourenplanung aufzustellen und sicherzustellen, dass alle Nutzer sie befolgen. Dadurch wird die fehlerhafte oder unvollständige Nutzung der Software vermieden.

Tipp 6: Definieren Sie Performance Indikatoren für jede Nutzerkategorie

Sobald Sie die Erwartungen aller Beteiligten gesammelt haben, sollten Sie gemeinsam mit ihnen die Performance Indikatoren entsprechend ihrer jeweiligen Ziele definieren. Auf dieser Grundlage werden dann die Prioritäten bei der Einführung der Software zur Einsatz- und Tourenplanung festgelegt.
 
All das dient dazu, den Nutzen der Software nach objektiven Kriterien beurteilen zu können. Wenn die Software zur Einsatz-und Tourenplanung also die Erwartungen und Ziele Ihres Unternehmens erfüllt, sollten Sie in der Lage sein, diese Ergebnisse mit den Vorjahren zu vergleichen. Hier reicht ein einfaches „über-den-Daumen-peilen“ nicht aus. Sie müssen die Performance Ihres Unternehmens mit präzisen Daten überprüfen können. Dafür müssen Sie im Vorfeld die Indikatoren vorbereiten.

Tipp 7: Setzen Sie sich mit den Ängsten Ihrer Mitarbeiter auseinander

Der Mensch an sich steht Veränderungen eher skeptisch gegenüber. Er ist ein Gewohnheitstier und liebt seine Routinen. Es ist nicht immer einfach, ihn aus seiner Komfortzone herauszubekommen. Im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens müssen Sie sich darauf gefasst machen, offenen oder versteckten Widerständen aus den Reihen Ihrer Mitarbeiter zu begegnen. Der Hauptgrund für diesen Widerstand gegen die Veränderung ist die Angst für dem Unbekannten. Man weiß, was man verliert. Aber man weiß noch nicht, was man gewinnen wird.
 
Neue Technologien können Mitarbeiter verunsichern, vor allem wenn sie eine Automatisierung von Aufgaben mit sich bringen. Angst vor Entlassungen wegen Produktivitätssteigerungen macht die Runde. Am größten ist die Angst unter älteren Mitarbeitern, die zwar die meiste Erfahrung mitbringen, aber befürchten, dass eben diese nicht mehr Wert geschätzt wird. Außerdem sind sie unsicher, ob sie lernen werden, die neuen Technologien zu bedienen.
 
Als Manager müssen Sie diese Befürchtungen ernst nehmen und transparent und beruhigend auf die Mitarbeiter eingehen. Mit Ehrlichkeit und Einfühlungsvermögen verstärken Sie das gegenseitige Vertrauen und überwinden die Widerstände gegen die Veränderung.