Einsatz- und Tourenplanung: 7 Gründe für die Ausstattung Ihrer Techniker im Außendienst mit einer mobilen App

Dienstleistungsunternehmen müssen sich der digitalen Transformation anpassen und die Prozesse ihrer Techniker im Außendienst papierlos gestalten. Das geschieht am besten mit der Einführung einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung. Sie ermöglicht es auf der einen Seite, Einsatzpläne zu erstellen und Aktivitäten nachzuverfolgen. Auf der anderen Seite verfügt sie über eine mobile App für die Techniker im Außendienst.   Mit einer mobilen App für Techniker sind ausschließlich Vorteile verbunden, wenn ein Unternehmen mehrere Mitarbeiter im Außendienst beschäftigt.   Wenn Sie noch nicht auf digitale Prozesse umgestellt haben und immer noch Aufträge und Einsatzberichte auf Papier nutzen, können vielleicht die folgenden Argumente Ihre Meinung ändern.

Damit Ihre Techniker alle Informationen über den Kunden und das Gerät in der Hand haben

Als Geschäftsführer oder Manager eines Dienstleistungsunternehmens ist Ihr Ziel Nummer 1 die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Egal ob es sich um Wartungseinsätze oder Notfalleinsätze handelt. Dafür ist es notwendig, dass Ihre Techniker im Außendienst alle notwendigen Informationen in der Hand halten, um den Einsatz bereits beim ersten Einsatz beim Kunden erfolgreich abzuschließen.   Einsatzberichte aus Papier haben den großen Nachteil, dass sie verloren gehen können, der Techniker kann seine Mappe mit Papieren zu Hause vergessen oder am besten noch seinen Kaffee auf die Dokumente kleckern. All das vermeidet man, indem man ihm die Daten über den Kunden und das Gerät direkt auf sein Smartphone schickt. Auf seinem Smartphone muss dafür eine mobile App installiert sein, mit der er in ein oder zwei Klicks alle Informationen (über den Kunden, den Zugang zum Einsatzort, den Ansprechpartner vor Ort, das betroffene Gerät und seine Historie usw.) einsehen kann.

Um die Erfolgsrate Ihrer Techniker im Einsatz zu verbessern

Eine mobile App zur Einsatz- und Tourenplanung soll Ihnen als Geschäftsführer oder Manager eines Dienstleistungsunternehmens helfen, effizient auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu reagieren. Sie müssen sowohl bei der Installation als auch bei der Reparatur oder Wartung eines Gerätes leistungsstark auftreten und Ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten: garantierte Einsatzzeit, garantierte Instandsetzungsfrist usw.   Mit einer App zur Einsatz- und Tourenplanung wird Ihr Unternehmen schneller und effizienter. Die Disposition kann einfach Einsatzpläne erstellen und Notfälle zwischen zwei Wartungseinsätzen einschieben. Nach Planänderungen können die Disponenten alle neuen Informationen umgehend an den richtigen Techniker schicken, damit dieser schnell am neuen Einsatzort eintreffen und das Problem des Kunden effizient lösen kann.   Indem Sie den richtigen Einsatz, zum richtigen Moment dem passenden Techniker zuteilen, versetzen Sie ihn in die Lage, seinen Einsatz beim ersten Besuch vor Ort zu einem positiven Ende zu bringen. Das wiederum steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden enorm.

Um Ihnen die Tourenplanung zu erleichtern

Die Verbindung der Tourenplanung mit einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung hilft Ihnen, die Konzeption von Plänen für Ihre Techniker im Außendienst effizienter zu gestalten. Sie ist ebenfalls eine große Hilfe bei der Koordination und Organisation von Einsätzen unter Berücksichtigung der Lage von Einsatzorten sowie des Standortes von Technikern. Auch benötigte Fahrzeiten, Ausgaben für Treibstoff und Wartung der Einsatzfahrzeuge werden in Betracht gezogen.   Außerdem können Sie mit einem digitalen Planungstool den Einsätzen Ihrer Servicetechniker selbst Prioritäten zuordnen und Notfalleinsätze in der letzten Minute pushen.   Mit einer mobilen App wie der von Praxedo können Ihre Techniker sogar selbst Einsätze planen. Über das Feld „In der Nähe“ kann er einen neuen Einsatz finden, falls eine Lücke in seinem Einsatzplan hat oder freie Zeit, weil er einen anderen Einsatz schneller beendet hat als vorgesehen. Der Techniker kann sich alle in seiner Nähe geplanten Einsätze ansehen und sich einen aussuchen. Damit verfügen Sie über einen zusätzlichen Bonus im Bereich Reaktivität und Produktivität Ihres Kundenservices.

Für einen besseren Überblick über die Ersatzteillager

Mit einigen mobilen Apps zur Einsatz- und Tourenplanung können Techniker im Außendienst erheblich Zeit sparen. Wenn die mobile App den Bestand in verschiedenen Ersatzteillagern direkt auf dem Smartphone anzeigt, spart sich der Techniker unnötige Wege. Er kann ebenfalls angeben, welche Teile er im Einsatz verbraucht hat.   Außerdem kann der Disponent über die Software zur Einsatz- und Tourenplanung den Lagerbestand verfolgen und neue Bestellungen zeitgenau aufgeben, um die Lager wieder mit allem zu füllen, was die Servicetechniker für ihre Einsätze brauchen.

Um nicht fakturierte Einsätze zu vermeiden

Jeder Dienstleister kennt das Problem nicht fakturierter Einsätze. Und tatsächlich gibt es inoffizielle Einsätze, die nicht in der Buchhaltung auftauen. So kann ein Regionalbüro zum Beispiel einem Großkunden schnell und unkompliziert bei einem Notfall helfen und „die Rechnung machen wir dann später“.   Ein ähnliches Problem gibt es mit Ersatzteilen, die nicht immer von den Technikern eingetragen werden. Diese Arrangements oder Versehen können am Ende des Jahres eine große Summe ausmachen.   Der Vorteil einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung besteht darin, dass sowohl der Disponent als auch der Techniker über seine mobile App jeden Einsatz und jedes Ersatzteil nachverfolgen können. Zudem werden neue Daten in Echtzeit ins IT-System der Zentrale übermittelt. Die Verwaltung kann also sofort eine Rechnung für jede beim Kunden ausgeführte Handlung ausstellen und so Verlust verhindern.

Zur Verfolgung Ihrer Performance Indikatoren

Die Mehrheit der Softwarepakete zur Einsatz- und Tourenplanung sind mit Funktionalitäten ausgestattet, mit denen branchenspezifische Indikatoren wie die Produktivität, die Rentabilität usw. verfolgt werden können. Anhand dieser Daten kann der Geschäftsführer die Stärken und Schwächen der Einsätze nach Technikern, nach geographischer Zone, nach Kunde, nach Einsatztyp o.ä. anzeigen lassen.   Mit einem solchen Cockpit hat der Verantwortliche ein reales Bild der Lage seines Unternehmens und der Performance seiner Teams. Schnell und einfach kann die diejenigen Punkte identifizieren, die verbessert werden könnten, um die Einsatz- und Tourenplanung zu optimieren.

Um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erhöhen

Auf Seiten des Dienstleisters werden Einsätze fakturiert, sobald sie vom Techniker abgeschlossen wurden. Dank der mobilen App des Technikers werden Einsatzberichte direkt ins zentrale IT-System übermittelt. Alle Daten sind auf diese Weise digitalisiert, zentralisiert und gesichert. Die Verwaltung ist auf diese Weise in der Lage, die Rechnung noch am selben Tag des Einsatzes an den Kunden zu schicken.   Die Kunden sind zu jedem Moment über den Fortschritt an ihrem Gerät auf dem Laufenden, denn die Techniker schicken über ihre mobile App alle Einsatzformulare per E-Mail direkt an die Kunden. Benutzte Ersatzteile und in die Formulare integrierte vorher/nachher Fotos dienen den Kunden als Beweis für die durchgeführten Arbeiten und den Preis für den Einsatz. Außerdem bieten einige Softwareprogramme zur Einsatz- und Tourenplanung wie Praxedo ein Kundenportal, in dem jeder Kunde seine Einsatzanfragen direkt eingeben kann, ohne zuerst mit einem Call Center zu sprechen.