Die drei häufigsten Fehler bei der Auswahl einer Auftragsmanagement-Software

Zeit ist eine begrenzte Ressource. In nahezu jedem Serviceunternehmen gibt es mehr Arbeit als Mitarbeiter – und daher das Bestreben nach immer effizienteren Prozessen. Die richtigen Automatisierungswerkzeuge steigern Servicequalität, Kundenzufriedenheit, Cashflow und Unternehmenswachstum – deshalb gehört die Entscheidung für eine Auftragsmanagement-Software zu den wichtigsten strategischen Investitionen, die Sie tätigen können.

Eine professionelle Auftragsmanagement-Software versorgt den Techniker direkt vor Ort jederzeit mit allen für die Auftragserfüllung relevanten Informationen – das ermöglicht ein fokussierteres und effizienteres Arbeiten. Mit unserer Field-Service-Management-Lösung haben wir bereits mehr als 1.000 Serviceunternehmen auf dem Weg zu einem solchen effizienten Auftragsmanagement begleitet – und stellen Ihnen hier die drei typischen Fehler bei der Entscheidung für eine Auftragsmanagement-Software vor.

Fehler Nr. 1: Benutzerfreundlichkeit über alles stellen

Eine Auftragsmanagement-Lösung sollte einfach zu verstehen, leicht zu bedienen und reibungslos in die täglichen Routinen integrierbar sein. Deshalb könnte ihr Team versucht sein, sich allein aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für eine Lösung zu entscheiden. Tatsächlich ist Funktionalität jedoch ein subjektives Konzept: Was für ein Unternehmen die perfekte Lösung ist, macht die Arbeit in einem anderen Unternehmen unnötig kompliziert. Jedes Serviceunternehmen ist einzigartig – eine perfekte Auftragsmanagement-Software ist daher nicht nur leicht bedienbar, sondern passt sich an die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihre Workflows an.

Bei Praxedo lassen sich daher sämtliche Vorlagen, Checklisten und Formulare an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen – das System orientiert sich an den Nutzern statt umgekehrt. Dazu gehört auch die reibungslose Integration in die bereits vorhandene IT-Landschaft: über Schnittstellen zu allen gängigen ERP- und CRM-Systemen wie Salesforce, Microsoft Dynamics oder SAP.

Fehler Nr. 2: Mobile-First-Lösungen ignorieren

Techniker im Außendienst jonglieren mit zahlreichen kognitiven Prozessen und manuellen Tätigkeiten gleichzeitig. Sie müssen in teilweise gefährlichen Situationen und unter hohem Zeitdruck sichere Entscheidungen treffen – eine professionelle Softwarelösung sollte hier unterstützen und keine zusätzliche Arbeit machen. Mobile-First-Lösungen erfüllen diese Erwartungen zu 100 Prozent: Da sie für Smartphones und Tablets (und damit für sehr kleine Displays) konzipiert sind, fokussieren sie sich auf das Wesentliche, vermeiden Ablenkungen und erleichtern die Konzentration. Darüber hinaus sind sie deutlich intuitiver zu bedienen – auch für Techniker, die den Umgang damit nicht gewöhnt sind. Bei Praxedo wird beispielsweise die Auftragshistorie priorisiert, um dem Techniker einen schnellen Zugriff auf frühere Aufträge, Probleme und Handlungsempfehlungen zu ermöglichen. 

Fehler Nr. 3: Zeit verschwenden

Der zunehmende Fachkräftemangel ist eine große Herausforderung für Servicebetriebe aller Branchen, jedes Team-Mitglied muss mehr Arbeit in weniger Zeit bewältigen. Die Entscheidung für eine Auftragsmanagement-Software sollte daher unbedingt auf eine Lösung fallen, die das Leben Ihres Außendienst- und Office-Teams erleichtert und keine zusätzliche Arbeit macht. Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten lässt uns bei Praxedo auf folgende Features fokussieren:

• Zugang zu Auftragshistorie und Langzeitdaten eines Einsatzortes
• unbeschränkter Zugriff auf Checklisten, Formulare und Anleitungen direkt am Einsatzort
• Echtzeit-Einblicke in Lagerbestand und Ersatzteilverfügbarkeit
• Möglichkeit zur Offline-Nutzung mit automatischer Synchronisation nach Wiederherstellung des Netzzugangs
• Echtzeit-Terminplanung inklusive Anpassung an Verkehrsstörungen und andere Verzögerungen
• eingebettete Navigations-Funktion für reibungslose An- und Abfahrt
• Möglichkeit zur Integration von Fotos für Diagnose und Vorher-Nachher-Dokumentation

Die richtige Software hat das Potenzial, die Produktivität Ihres Außendienstes, die First-Time-Fix-Rate, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen – und damit Ihr Unternehmen zu transformieren.