Wie man seine Techniker zum Akzeptieren einer neuen Einsatzplanung Software bringt

Die Einführung einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung ist für viele Unternehmen nur der erste Schritt. Wie schafft man es danach, dass die neue Software auch von allen Mitarbeitern im Dienstleistungsunternehmen – Servicetechniker, Wartungstechniker, HLKS-Techniker, aber auch Planer und Call-Center-Agenten – im Alltag angenommen und akzeptiert wird? Hier wird in der Regel eine Change-Management-Strategie befolgt.
 
Sowohl Planer als auch Techniker haben sich an gewisse Arbeitsroutinen gewöhnt und es ist nicht immer einfach, diese Angewohnheiten zu ändern.
 
Die Ausgangslage unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen: Die einen arbeiten immer noch mit Papier, andere haben bereits eine eigene Software entwickeln können, wieder andere verfügen über eine On-Premise-Software, die seit Jahren nicht weiterentwickelt wurde.
 
Auch wenn das Management hier eine neue Software zur Einsatz- und Tourenplanung als Mittel zur Vereinfachung der Tätigkeiten von Techniker und Planern, als Hebel zur Steigerung von Produktivität und Effizienz, bleibt es dennoch eine große Herausforderung, Gewohnheiten zu ändern. Hier braucht es Methode und eine starke Überzeugungskraft.
Hier folgen einige Ratschläge, die die Akzeptanz einer neuen Software zur Einsatz- und Tourenplanung durch Ihre Techniker erhöhen können.

Zeigen Sie den konkreten Nutzen für jedes Team auf!

Das Change-Management eines Unternehmens ähnelt in vielen Punkten einem klassischen Vertriebsprozess. Es handelt sich in der Tat um den „Verkauf“ des Projekts einer neuen Software zur Einsatz- und Tourenplanung, um größtmögliche Adhäsion zu erreichen.
 
Um dies zu erreichen, genügt es nicht zu sagen: „Ab diesem Datum arbeiten Sie mit der Software X.“ oder „Machen Sie sich keine Sorgen, das ist eine wirklich gute Software, die Ihnen das Leben erleichtern wird.“ Um Ihre Techniker und Planer zu überzeugen, gilt es, jedem Team die konkreten Vorteile der Software aufzuzeigen. Man muss den Planern zeigen, wie sie einen deutlichen Zeitgewinn bei der Planung und bei der Verfolgung der Einsätze realisieren können. Den Technikern muss man zeigen, wie einfach die Software zu benutzen ist, wie die Software zu ihrer Sicherung beiträgt und schließlich auch den beruflichen Alltag vereinfacht!

Bestimmen Sie Multiplikatoren in Ihren Teams

Um Ihre Teams zu überzeugen, überzeugen Sie zunächst die einflussreichsten unter den Kollegen. Das muss nicht zwangsläufig ein Teamleiter sein. Einige verfügen einfach über Fähigkeiten, die es ihnen einfach macht, anderen Kollegen etwas beizubringen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die neue Software von einem internen Team testen zu lassen, sollten diese Multiplikatoren unbedingt dabei sein.
 
Tauschen Sie sich mit ihnen über ihre Probleme und Bedürfnisse aus. Versetzen Sie sich in ihre Lage. Erklären Sie ihnen dann für jeden Punkt, wie die neue Software ihnen im Alltag bei der Ausübung ihres Berufes helfen kann.
 
Erst danach stellen Sie ihnen das neue Tool zur Verfügung, halten Fortbildungen ab und lassen die Kollegen einige Wochen mit der Software arbeiten. Nachdem sie einmal selbst die mobile App oder die Planungssoftware benutzt haben, werden ihre Techniker und Planer zu den besten Botschaftern ihres internen Change-Managements.
 
Ein Techniker wird nicht unbedingt durch die Meinung seines Vorgesetzten zu dem einen oder anderen Thema beeinflusst. Wohingegen die Meinung eines Kollegen, der jeden Tag die gleich Arbeit macht wie man selbst, einen hohen Stellenwert hat.

Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter bei der Anschaffung der Software

Binden Sie Mitarbeiter aus jedem Bereich von Anfang an in das Projekt zur Anschaffung einer Einsatzplanung Software mit ein: Manager, Planer und Techniker. Behalten Sie dieses Prinzip auch bei der Definition der Bedürfnisse, dem Test von angebotenen Softwarepaketen usw. bei.
 
Jeder von ihnen muss seinen Beitrag zu diesem wichtigen Thema geben und seine Erfahrung in den Auswahlprozess verschiedener Softwarepakete miteinbringen können. Gleiches gilt für die Konfiguration der Software vor dem Roll-Out in die Teams.
 
Es geht bei diesen Schritten nicht nur darum, die Erfahrung ihrer Techniker im Außendienst zu nutzen, sondern auch darum, dass ihre enge Einbindung eine positive Wirkung auf die anderen Teams hat. Ihre Kollegen haben die Gewissheit, dass Gleichgestellte, die das volle Vertrauen der Belegschaft genießen, in den Auswahl und des Roll-Out einer neuen Einsatzplanung Software eingebunden sind.

Bereiten Sie das Feld rechtzeitig vor

Niemandem gefällt es, ohne Vorwarnung zu einer neuen Arbeitsweise gezwungen zu werden. Ihre Mitarbeiter wollen einen kleinen Einblick in die Funktionsweise ihres Unternehmens und rechtzeitig über kurz- und mittelfristige Änderungen, die sie direkt betreffen, informiert werden.
 
Hier ist die interne Kommunikation gefordert, um Wogen zu glätten bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen. Kündigen Sie weit im Voraus an, dass Sie eine neue Software suchen. Erklären Sie Gründe für diese Entscheidung und welche Herausforderungen die zukünftige Software meistern soll. Sprechen Sie darüber in Seminaren Ihres Unternehmens, in operationellen Briefings oder auch in Videokonferenzen für ihre Außendienstmitarbeiter.
 
Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Lieferant in die interne Kommunikation und in die Überzeugungsarbeit mit Ihren Mitarbeitern eingebunden wird, sobald Sie sich für eine Software entschieden haben. Der Hersteller ihrer neuen Software ist am besten geeignet, um ihren Technikern und Planern zufriedenstellende Antworten auf ihre Fragen zu geben.

Roll-Out der Einsatzplanung Software in Etappen

Das Roll-Out einer neuen Einsatzplanung Software ist ein umfangreiches Projekt für ein Dienstleistungsunternehmen. Dieses Tool wird das Rückgrat der Aktivitäten Ihres Unternehmens und ein Hebel zur Steigerung der Produktivität und des Wachstums.
 
Beginnen Sie damit, mit den von Ihnen ausgewählten Multiplikatoren ein Pilotteam zu bilden. Integrieren Sie auch jeden Mitarbeiter in dieses Team, der freiwillig an diesem Projekt teilnehmen möchte.
 
Sorgen Sie für eine gute interne Kommunikation über positive Erfahrungen, die dieses Pilotteam mit der neuen Software gesammelt hat. Die Kommunikationsprozesse können formeller Natur sein, aber informell, zum Beispiel beim gemeinsamen Warten vor der Kaffeemaschine. Wichtig ist vor allem, dass sich folgende Nachricht in der Belegschaft verbreitet: „Die neue Software funktioniert! Wir haben konkrete Ergebnisse und Verbesserungen!“ Auf diese Weise senden Sie eine positive Botschaft über den noch laufenden Change-Prozess ins ganze Unternehmen und erhöhen automatisch die potenzielle Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter.
 
Behalten Sie bei alle dem in Erinnerung, dass die Einführung einer neuen Einsatzplanung Software keine Top/Down-Prozess ist. Die Entscheidung des Managements führt nicht zwangsläufig dazu, dass die neue Software einen festen Platz in den Arbeitsabläufen Ihrer Mitarbeiter, Techniker oder Planer findet. Eine gelungene Einführung ist vor allem ein kollektives Abenteuer und die Frucht guter interner Kommunikation, in die sich jeder Einzelne eingebunden fühlt.
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