Cloud- oder serverbasiert: Was ist die beste Softwarelösung für Serviceunternehmen?

Ist eine Cloud-Lösung das Richtige für uns? Viele Serviceunternehmen hadern nach wie vor mit dieser Frage. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Vor- und Nachteile lokaler und cloudbasierter Lösungen vor.

Die Vor- und Nachteile 

Bei der traditionellen Herangehensweise befindet sich die komplette IT-Infrastruktur – Hard- und Software – innerhalb des eigenen Unternehmens. Damit haben Sie jederzeit die volle Kontrolle, benötigen aber auch ein IT-Team für Wartung und Problembehandlung. Neben diesen Personalkosten fallen weitere Kosten für hausinterne Server an, die meist deutlich höher sind als bei einer in der Cloud gehosteten Lösung.

Eine solche cloudbasierte Lösung wird von einem Drittanbieter gehostet. Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie in Anspruch nehmen, können jederzeit zusätzlichen Speicher hinzubuchen und müssen sich nicht um die Hardware kümmern. Regelmäßige automatische Back-ups garantieren, dass keine wertvollen Daten verlorengehen. Wird auch die Software in die Cloud ausgelagert (Software as a Service, SaaS), kann via Internet jederzeit unkompliziert darauf zugegriffen werden, ohne dass Sie sich Gedanken um Updates, Speicherkapazitäten etc. machen müssen. Eine solche Lösung steigert Flexibilität, Mobilität und Zusammenarbeit Ihres Teams – vollkommen unabhängig vom Einsatzort.

Bekanntes Beispiel für eine solche Lösung sind Google Docs: Die benutzerfreundliche Lösung erlaubt die firmenübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten – in Echtzeit und online. Eine Field-Service-Management-Software wie Praxedo funktioniert ganz ähnlich: Über eine zentrale und gemeinsame Oberfläche können von jedem Ort der Welt Aufträge terminiert, Auftragsstatus eingesehen, Aktivitäten der Techniker überwacht, auf Kundendaten zugegriffen, Dokumentationen übermittelt und Rechnungen geschrieben werden.

Eine Frage der Sicherheit

Kontaktdaten, Servicehistorie, detaillierte Informationen zur technischen Ausstattung und vieles mehr: Serviceunternehmen sammeln und verwalten wertvolle Informationen, die entsprechend geschützt werden müssen. Deshalb sind in der Cloud gespeicherte Daten verschlüsselt und so vor Hackerangriffen sicher – meist sogar deutlich sicherer als innerhalb Ihres Unternehmens. Während bei lokal gehosteten Lösungen immer wieder die Sicherheit vernachlässigt wird, setzen professionelle Anbieter von Cloud-Lösungen auf Firewalls, regelmäßige Sicherheits-Updates, Back-up-Server, Künstliche Intelligenz und mehr.

Die Vorteile einer cloudbasierten Field-Service-Management-Lösung

Die Pandemie hat gezeigt: Wer sich nicht zeitnah an Veränderungen anpasst, hat massive Verluste zu verzeichnen oder verschwindet gleich ganz vom Markt. Die Anforderungen der Kunden an digitale Services sind gestiegen, der Fachkräftemangel wird immer massiver – wer in diesem Markt bestehen will, benötigt eine Lösung, welche die Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung beschleunigt, den Arbeitsalltag der Techniker erleichtert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Eine cloudbasierte Softwarelösung ist innerhalb kürzester Zeit implementiert und lässt sich jederzeit an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen – mit folgenden Vorteilen:

Gleicher Wissenstand für alle.

Ob Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder Techniker im Außendienst: Mit einer cloudbasierten FSM-Lösung greifen sie alle in Echtzeit auf den gleichen Datenbestand zu. Jedes Update ist in Sekundenbruchteilen für alle Beteiligten zu sehen und optimiert so Kommunikation und Auftragsabwicklung.

Zufriedene Kunden und Mitarbeiter.

Eine cloudbasierte Field-Service-Management-Software erleichtert den Arbeitsalltag Ihrer Techniker: mit standardisierten Formularen und Checklisten, Echtzeit-Zugriff auf alle relevanten Auftragsdaten und der Möglichkeit zur Dokumentation direkt vor Ort – einfach über das Smartphone oder Tablet. Auch die Kunden werden in die Echtzeit-Kommunikation eingebunden und sind so beispielsweise jederzeit über verkehrsbedingte Verspätungen oder den aktuellen Auftragsstatus informiert.

Zukunftsfähigkeit.

Wer am Markt die Nase vorn behalten will, muss schnell auf Veränderungen reagieren – sowohl in der internen Arbeitsorganisation als auch auf Impulse von außen. Eine cloudbasierte Softwarelösung ist mit gängigen ERP-und CRM-Lösungen kompatibel, reduziert die Komplexität, optimiert und beschleunigt Workflows und macht so Kunden und Mitarbeiter zufrieden.