W.A.L. steigert seinen betriebswirtschaftlichen Erfolg signifikant und effektiv.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen…

Wir sind 1989 durch Diplom-Ingenieur Matthias Leipprand, mit dem Zweck der Entwicklung, Planung, Herstellung, Vertrieb und Betreuung von hochwertigen Trink- und Brauchwasseraufbereitungsanlagen und -geräten für Industrie und Gewerbe, gegründet worden. Was man sich darunter vorstellen kann: Es geht um Anlagen zur Herstellung von chemisch reinerem Wasser als Trinkwasser (ähnlich destilliertem oder entkalktem Wasser).

Man benötigt dieses Wasser für technische Anwendungen. Unsere Kunden sind beispielsweise Automobilbauer, Maschinenbauer und Zulieferbetriebe oder Betriebe im Food & Beverage Bereich. Also alles was sich mit dem Thema Lebensmittel und Getränke befasst: Molkereien, Brauereien, Schokoladenhersteller usw.

Unsere Kunden befinden sich vor allem im deutschsprachigen Raum. Ein großer Schwerpunkt liegt dabei im Süddeutschen Raum. Zusätzlich dazu sind wir auch im mittel- / südeuropäischen Bereich vertreten.

Warum haben Sie sich für die Praxedo-Software entschieden?

Der Service mit Außentechnikern kam ungefähr im Jahr 2000 bei uns dazu. Wir haben dann über die Jahre immer mehr Techniker eingestellt und bei vier Technikern war die Planung der Einsätze dann nicht mehr so einfach zu handeln. Wir haben mit viel Papierkram, Planungs-Charts und einfachen Kalender Lösungen eine ganze Zeit lang versucht die Planung selbst zu optimieren, aber das hat sich als ziemlich schwierig herausgestellt. Das war der Zeitpunkt, an dem wir gemerkt haben, dass der Prozess digitalisiert werden muss.
 
Zu der Zeit gab es noch nicht viele Lösungen auf dem Markt. Bei einer internen Marktstudie sind wir dann auf Praxedo gestoßen und haben relativ schnell mit der Implementierung begonnen. Praxedo war mehr oder weniger die einzige Lösung, die unseren gesamten Anforderungskatalog bedienen konnte.
 
Ein wichtiger Punkt dabei war, dass Checklisten abgebildet werden können.
 
Einen weiteren großen Vorteil haben wir in der mobilen Anwendung über den Browser sowie über die mobile App gesehen. Gerade zu der Zeit der Implementierung war das noch Zukunftsmusik. Fast jedes mobile Endgerät kann on- und offline mit Praxedo verwendet werden.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Praxedo wird vom Innendienst von bis zu 5 Disponenten genutzt. Im Außendienst haben wir 5 Servicetechniker und einen Springer und arbeiten daher mit insgesamt 6 Lizenzen. Seit circa zwei Jahren läuft unser Service vollständig auf Praxedo. Wir haben das Thema anfänglich etwas stiefmütterlich behandelt und haben die Software nicht in ihrem vollen Umfang genutzt. Nachdem ich mich selber mit der Thematik auseinandergesetzt habe bin ich aber zu dem Schluss gekommen, dass es nur Sinn machen kann, wenn man das Tool auch zu 100% nutzt. Diese Entscheidung hat sich in den letzten zwei Jahren als goldrichtig herausgestellt.
 
Eine der wichtigsten Funktionen für uns ist das Anlegen von Checklisten. Teilweise sind es 200-300 Punkte, in insgesamt 400 verschiedenen Formularen, die gecheckt werden müssen. Praxedo kann in einem Abschnitt bis zu 100 Punkte abbilden. Durch das Anlegen von mehreren Abschnitten und einer somit sinnvollen Strukturierung der Checkliste hat Praxedo uns geholfen die Berichte ordentlich an den Kunden senden zu können.
 
Das war bei Papierberichten oft schwierig. Wenn die Berichte vom Techniker unter Zeitdruck von Hand ausgefüllt sind, leidet oft die Orthographie und manchmal fehlen schlichtweg Informationen. Diese gesamte Thematik kann man mit Praxedo sehr schön abbilden und durch Pflichtfelder kann der Bericht auch erst dann abgeschlossen werden, wenn alles ordnungsgemäß ausgefüllt wurde.
 
Für die Planung nutzen wir hauptsächlich das Kartentool für eine optimierte Routenplanung. Bei kurzfristigen Einsätzen oder Notfällen ist das Tool besonders hilfreich. Wir können durch das GPS Tracking der mobilen Endgeräte genau sehen wo sich unsere Techniker aufhalten und wie viel Zeit sie noch haben und wer am schnellsten vor Ort sein kann. Die Einsatzpläne werden immer alle mit etwas zeitlichem Puffer erstellt so dass solche kurzfristigen Änderungen nicht zwangsläufig in Überstunden enden.
 
In der Theorie könnten die Techniker ihre Einsätze auch selber anlegen. In der Praxis wird das aber kaum verwendet. Wenn der Techniker mal von einem Einsatz weiß, von dem wir nichts wissen, ruft er uns an und wir erstellen einen Einsatz für ihn. Dann sind die Einsätze auch direkt richtig qualifiziert und sauber angelegt.
 
Das Feature für die Ressourcenplanung wird derzeit noch nicht von uns genutzt. Es ist aber ein sehr relevantes Feature für die Zukunft. Wir haben spezielle Werkzeuge, die zum Kunden oder zum Techniker müssen und weil wir seit kurzem auch einen Techniker in München stationiert haben, wird die Planung der Werkzeuge in Zukunft immer relevanter werden.
 
Eine Schnittstelle von Praxedo zu unserem ERP gibt es leider noch nicht. Wir arbeiten mit einer eher unbekannten ERP Software und die Einrichtung einer Schnittstelle wäre schlichtweg zu teuer gewesen. Im Nachhinein betrachtet, wäre eine Umstellung des ERP wahrscheinlich sinnvoll gewesen, um doppelte Workflows zu vermeiden. Aber was nicht ist, kann ja noch werden…

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Da gibt es einige. Allein die Kartenplanung führt für uns dazu, dass die Tourenplanung sehr effektiv gestaltet ist. Wir können über die Karte auch mehrtägige Einsatzabläufe planen. Unsere Techniker haben ihre Einsatzfahrten früher selber geplant was zu vielen Sternfahrten geführt hat. Das lässt sich heute deutlich effektiver gestalten. Wir haben letztes Jahr mit 5 Mitarbeitern 1500 Einsätze durchgeführt. Bei einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern ist das ein ziemlich ordentlicher Durchlauf.
 
Durch die Zeitersparnis in der Disposition konnten wir im Service zwei neue Mitarbeiter einstellen, die ohne weitere Mitarbeiter im Innendienst mitgesteuert werden konnten. Das hat zu einer Einsatzsteigerung von über 60% geführt! Mit der Stammbesetzung wäre das mit den alten Prozessen und Papier nicht möglich gewesen.
 
Ein wichtiger betriebswirtschaftlicher Vorteil ist außerdem die korrekte und saubere Rechnungsposition. Wir haben in unserem Artikelstamm mehr als 10.000 Teile, die den Technikern in eingeschränkten Maßen zur Verfügung stehen. Das ist natürlich Fehleranfällig, wenn das händisch notiert wird. Wenn der Techniker beim Kunden vom Hof fährt, ist der Bericht heute bereits so, dass wir direkt die Rechnung stellen können.
 
Wir konnten außerdem auch die Kundenzufriedenheit steigern. Wir Schwaben sagen ja: „Net gschempft, … isch g’lobt g’nuag.“ In der Vergangenheit haben sich Kunden häufiger über unvollständige oder schlecht leserliche Berichte beschwert. Seit der Einführung von Praxedo gab es aber keine Reklamationen mehr. Die Kunden sind also zufrieden. Auch unsere Techniker im Außendienst sind mittlerweile sehr glücklich über die neuen Prozesse. Sie haben eine viel größere Planungssicherheit so wie unsere Kunden eine größere Terminsicherheit haben. Sie wissen eine Woche im Vorlauf welche Einsätze für sie geplant sind und können die Termine in ihrer mobilen App einsehen. Das GPS tracking war anfangs allerdings schon ein Thema unter den Mitarbeitern. Sie hatten Angst überwacht zu werden. Aber heute sehen die Mitarbeiter auch die eigenen Vorteile. Der Zeitaufwand ist geringer und es gibt weniger Überstunden, was effektiv zu mehr Freizeit führt.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Das Investment hat sich Definitiv gelohnt. Wir haben unseren betriebswirtschaftlichen Erfolg signifikant und effektiv gesteigert.

Wie sehen sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Eine Anbindung an unser ERP wünschen wir uns natürlich nach wie vor. Wir sind keine Freunde von Insellösungen und würden gerne alles zentralisieren. Am Ende ist das immer eine Kostenfrage. Aber die Idee ist auf jeden Fall da.
 
Weitere Lizenzen werden wir in nächster Zeit wohl leider erstmal nicht brauchen. Die Corona Krise hat auch uns getroffen. Kurz- und Mittelfristig prognostizieren wir kein Wachstum. Anfang des Jahres hätte ich Ihnen noch anders auf die Frage geantwortet. Aber heute sind wir erstmal froh, dass wir unsere Mitarbeiter alle halten konnten. Langfristig wollen wir aber natürlich wachsen und auch weitere Servicetechniker einstellen.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Effektiv & unverzichtbar
(Wir können unsere Serviceprozesse nicht mehr ohne Praxedo abbilden. Und: Wir wollen auch gar nicht)

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Jederzeit! Wir haben das auch schon mal gemacht!