Samhammer spart effektiv ein halbes Jahr Arbeitszeit pro Projekt ein.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen…

Seit mittlerweile mehr als 30 Jahren bauen wir Software, haben hunderte Projekte konzipiert, international ausgerollt und sorgen für den Betrieb und Servicedesk. Unser Portfolio umfasst große B2B/B2C Webplattformen für AfterSales, Kundenbindungsportale, Customer Care und Self Service Portale, Chat- und Business Bots, Backends, Middlewares, FinTech, Mobile Apps für iOS, Android und Windows, Datawarehouse, Business Intelligence und Power BI.

Der Gründer, Aufsichtsratender und Freigeist Norbert Samhammer war bis vor drei Jahren noch aktiv in der Firma und hat sie geprägt, entwickelt und wachsen lassen. Mittlerweile haben wir über 500 Angestellte, eine Zweigstelle in Vietnam und zwei hier in der Gegend (Weiden in der Oberpfalz). Durch Corona haben wir uns jetzt zu einer Home-Office Firma gewandelt. Mehr als 75% unserer Mitarbeiter arbeiten von zuhause und das funktioniert wirklich sehr gut. Durch die Cloud basierte Lösung von Praxedo können sogar auch unsere Mitarbeiter in der Disposition von zuhause arbeiten. Das hat uns vieles erleichtert während des Lockdowns.
 
Ich bin verantwortlich für die Logistik. Ich habe 60 Mitarbeiter, die zum Beispiel Bezahlterminals oder EGK (Elektronische Gesundheitskarten) Terminals lagern, verwalten, versenden, in Betrieb nehmen und Warten – im Außendienst oder remote. Im Prinzip behandeln sie den ganzen Produkt-Lebenszyklus der Geräte. Das machen wir unter anderem für Netzbetreiber von Banken oder Firmen, die Software und Systeme für Leistungserbringer im Gesundheitswesen (Ärzte, Apotheken) anbieten.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Neben Banken und Apotheken gehören auch die großen deutschen Lebensmittel Händler zu unseren Kunden. Mit vielen arbeiten wir bereits seit vielen Jahren vor allem projektbasiert zusammen. Anfänglich haben wir noch alles händisch gemacht und mit papierhaften Berichten und Excel Sheets gearbeitet. Bei mehreren hundert oder tausend Einsätzen wird das aber schnell unübersichtlich. Als wir für ein großes Projekt mit 3.200 Filialen, Kassen mit neuen Terminals ausstatten sollten und knapp 13.000 Assets mit verschiedenen Serien- und Registriernummern hatten war uns klar, dass wir Unterstützung brauchen und unsere Prozesse digitalisieren müssen.
 
Wir haben uns den Markt damals angeschaut und sind dabei auch auf Praxedo gestoßen. Zum Schluss waren Praxedo und noch ein Konkurrenzprodukt auf der Shortlist. Aus drei Gründen haben wir uns dann aber für Praxedo entschieden:

• Die Flexibilität in den Checklisten und die Anpassungsfähigkeit an die Prozesse, die bei uns aufgrund der Projekt Geschäfts immer wieder neu sind.
• Die Datensicherheit und technische Logik wie die Daten erfasst werden und wieder zurückkommen. Wir haben schon seit dem ersten Tag echtes Vertrauen gehabt, dass die Daten im System sicher sind und dieses Vertrauen ist nicht enttäuscht worden.
• Die Umsetzungskompetenz der Praxedo. Die Praxedo Mitarbeiter waren ein entscheidender Faktor für die Entscheidung zur Software.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Wir haben zwölf Mitarbeiter in der Disposition und Support von denen fünf in der Wartung arbeiten und sieben im Projektgeschäft sitzen. Zwei Mitarbeiter sind dabei Systemadministratoren. Zusätzlich gibt es einen Mitarbeiter, der Tablets ausstattet und den Technikern bereitstellt und drei Mitarbeiter können die System-Fragen der Techniker beantworten. Wir haben derzeit 110 aktive Lizenzen bzw. Techniker die zum Teil für die Wartung und zum Teil projektbasiert verplant werden. Dabei sind unterschiedliche Skills für unterschiedliche Projekte gefragt.
 
Ein Beispiel: Die Techniker, die für die Installation von eGK Terminals unterwegs sind, sind im Projektmodus. Das heißt, wenn die Endkunden bekommen alle ein neues Terminal installiert. Danach geht das Projekt durch eine Supportvertrag in den Wartungsmodus über. Das bedeutet, dass man dem Kunden für mehrere Jahre einen Service zusichert, falls sein Gerät defekt geht, eine Störung hat oder er sein Equipment umziehen muss. In dieser Zeit fahren unsere Wartungstechniker in einer definierten Bereitschaftszeit mit ihrem Endgerät zu den Kunden und können die von uns zugewiesenen Aufträge innerhalb des SLA (Service Level Agreement) ausführen. Die Kollegen haben dann in der Regel Ersatzteile in Ihrem Fahrzeug oder zuhause im Lager, welche auch über die Praxedo Software gesteuert werden. Derzeit fahren wir einen großen Auftrag für einen Retailer, der relativ komplex ist.
 
Dabei müssen in 3200 Filialen 26.000 Komponenten installiert werden. Pro Job müssen jeweils 50 Fotos für den Einsatzbericht gemacht werden. Das funktioniert super mit Praxedo. Die Checklisten sind einfach auszufüllen und der fertige Einsatzbericht landet digital und direkt bei uns in der Zentrale. Insgesamt ist die Software leicht zu bedienen und wirklich flexibel, damit sind wir sehr zufrieden.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Es gibt zwei ganz entscheidende Vorteile.

• Zeitersparnis und Effektivität: Wenn wir 3.200 Filialen bearbeiten und dabei alle Prozesse händisch durchlaufen, ist das ein enormer Zeitaufwand. Das würde nämlich bedeuten, dass der auf Papier ausgefüllte Einsatzbericht in irgendeiner Form (Mail oder Post) zu uns gesendet wird. Hier muss er dann ausgewertet werden und die Daten müssen wiederum händisch ins System übertragen werden. Diese gesamte Abhandlungszeit von einer Filiale im Standard Fall und ohne Zwischenfälle hatte vor Praxedo bei guten Mitarbeitern eine Arbeitszeit von circa 35 min. Diese Einsatzzeit hat sich jetzt auf maximal 10 min. reduziert. Da habe ich natürlich einen erheblichen Zugewinn in der Effektivität.
• Die Außenwirksamkeit: Wer diese Prozesse immer noch händisch ausführt, wirkt nicht zeitgemäß und unmodern. Das kommt beim Kunden nicht gut an. Wir sprechen mit unseren Kunden viel über Praxedo und bekommen häufig gutes Feedback über die digitalen Einsatzberichte und unsere schnelle Reaktionszeit.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Natürlich! Dazu eine kurze Rechnung: wenn ich nur in einem Projekt schon 3.000 x 20 min. spare (und das ist konservativ gerechnet) sind das effektiv 41 Tage (à 24h) und 125 Arbeitstage (á 8h). 125 Arbeitstage ergeben knapp ein halbes Jahr Arbeitszeit, die ich mir mit Praxedo spare. Das sind Ersparnisse im 5-stelligen Bereich in nur einem Projekt! Da sind die Investitionskosten im Vergleich wirklich gering. Abgesehen davon, dass die Berichte jetzt digitalisiert sind und der Techniker nun nicht mehr mit Stift und Zettel zum Kunden fahren muss.

Wie sehen sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Der nächste Schritt ist die Anbindung an ein ERP System und die Überlegung an unsere eigene Software per Schnittstelle anzuschließen ist auch da. Wir sehen großes Potential in der Lösung und der zukünftigen Zusammenarbeit. Dadurch, dass wir ständig wachsen, aktivieren wir auch laufend neue Lizenzen. Das wird auch zukünftig so bleiben.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Flexibel und Checklisten

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Ja. Insbesondere für die Wartung. Ein Wartungskunde, der Praxedo braucht, um seinen Service zu steuern finde ich das System super. Das ist richtig gut und funktioniert hervorragend und geräuschlos. Kann ich nur loben.