RINN sorgt mit Praxedo für papierlose Prozesse, eine effiziente Planung von Einsätzen und für mehr Flexibilität.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen.

Rinn Beton- und Naturstein wird in der vierten und fünften Generation geführt. Der Hauptsitz ist in Heuchelheim bei Gießen. Weitere Standorte und Produktionsstätten sind in Fernwald-Steinbach bei Gießen und in Stadtroda bei Jena. 590 Mitarbeiter arbeiten bei Rinn, einem der größten Hersteller für Betonstein in Deutschland. Die Produkte schmücken private Hausgärten genauso wie öffentliche Anlagen wie Plätze, Einkaufsstraßen und Bahnhöfe. Rinn ist Preisträger des Deutschen Nachhaltigkeitspreises 2018.

Mein Name ist Frank Arne Weller und ich bin in meiner Funktion bei RINN Beton Leiter des Outdoor-Teams. Unser Aufgabengebiet ist breit gefächert. Wir sind einerseits für Ausstellungsflächen bei Baustoffhändlern zuständig, die unser Produktportfolio zeigen. Beispielsweise sind das Terrassenplatten, Pflastersteine, Stufen, Stelen – im Grunde alles, was im Garten- und Landschaftsbau benötigt wird. Die Pflege dieser Flächen beansprucht etwa ein Drittel unserer Zeit im Jahr. Darüber hinaus sind wir für den Bereich der Musterflächen (beispielsweise bei Großkunden) zuständig, die immer dann von Relevanz sind, wenn sich Kunden für ein spezielles Produkt entscheiden wollen. Individuell und basiert auf die Kundenwünsche errichten wir diese Musterflächen. Außerdem haben wir einen Reinigungsservice für Kunden, die Produkte von uns erworben haben, welche durch Witterung reinigungsbedürftig geworden sind. Diesen Service bieten wir entgeltlich an. Darüber hinaus sind wir für den Kundenservice bei Reklamationen oder Beanstandungen zuständig.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Wir haben unsere Touren- und Einsatzplanung vor Praxedo lange Zeit mit einer Excel-Liste erstellt. Diese wurde von Jahr zu Jahr kopiert. Das war besonders für die Teammitglieder, die sich nicht damit auskannten, sehr unübersichtlich. Hinzu kam, dass es nicht möglich war, die Touren mit einem integrierten Kartenmodul sinnvoll zu planen, oder Einsätze die nah beieinanderliegen zu identifizieren.

Außerdem haben wir die begleitenden Dokumente zu Einsätzen alle in Papierform an die jeweiligen Mitarbeiter verteilt. Schließlich wollten wir unsere Prozesse zeitgemäßer gestalten, den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten verringern und unsere Effizienz steigern.

Praxedo war unserem IT-Leiter bereits bekannt – so sind wir auf die Lösung aufmerksam geworden. Anfänglich haben wir eine andere Software ausprobiert, aber schnell gemerkt, dass Praxedo weitaus umfangreicher ist und uns nach der Testphase für diese Lösung entschieden.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Im Outdoor-Team nutzen wir Praxedo über die Web-Anwendung zur Planung und in den Einsätzen über die mobile App.

Nach der erfolgreichen Anbindungsphase konnten wir Praxedo über eine Schnittstelle mit unserem Warenwirtschaftssystem verknüpfen. Alle Aufträge, die wir zuvor manuell eingepflegt haben, werden nun automatisch ab der Auftragserstellung im Warenwirtschaftssystem zu einem Arbeitsauftrag in Praxedo.

Damit konnten wir den Zeitaufwand im Innendienst merklich reduzieren und sind nun in der Lage, Einsätze sehr schnell zu verteilen. Die Mitarbeiter, die sich mit der Erstellung von Arbeitsaufträgen beschäftigt haben, haben nicht nur weniger manuellen Aufwand – er entfällt vollständig.

Zukünftig werden die Außendienst-Teams mit einem Tablet ausgestattet, auf dem die mobile App von Praxedo läuft. So können Bilder, PDFs oder andere Zusatzinformationen einfach eingesehen werden.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Wie zu Beginn erwähnt ist ein Hauptvorteil für uns die Effizienzsteigerung durch Praxedo.
Im Bereich der Händlerausstellungen kommen schnell bis zu 300 Einsätze mit unterschiedlichsten Anforderungen und Standorten pro Jahr zusammen. Zudem ist die Anzahl der Händler, die wir jährlich anfahren nie gleich.

Bereits die Planung in Praxedo über das Kartenmodul funktioniert hervorragend. Wir erkennen sofort, welche Gebiete abgedeckt sind, und können die Aufträge sehr gut differenzieren.

Besonders bei kurzfristigen Umplanungen, wenn bestimmte Waren für bestimmte Einsätze nicht lieferbar sind, können wir mit Praxedo schnell identifizieren welche Aufträge weiterhin realisierbar sind und so in ca. einer Stunde für eine gute Ersatzplanung sorgen. Ohne Praxedo hätte dieser Vorgang deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Wir arbeiten seit knapp 1,5 Jahren mit Praxedo. Nach der Integration und der Anbindung über die Schnittstelle ist der Nutzen für uns sehr groß.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Ja, ganz klar. Allein die papierlose Gestaltung unserer Prozesse hat sich bereits gelohnt.

Wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Die Zeiterfassung pro Kopf und dadurch die Zuordnung der entstehenden Kosten auf spezielle Projekte, aber auch die Integration aller Verbrauchsgüter über das Warenwirtschaftssystem sind Punkte, bei denen wir uns eine erweiterte Zusammenarbeit vorstellen können.

Besonders bei ca. 500 Reinigungsaufträgen im Jahr ist die Messung des tatsächlichen Verbrauchs von Verbrauchsgütern ein sehr Interessantes Thema.

Auch wenn wir bereits seit 1,5 Jahren mit Praxedo arbeiten, glaube ich, dass die umfangreichen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten noch einige Vorteile für uns bereithalten.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Praktikabel & Gut.

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Ja.