Media Network Solutions setzt bei Digital-Signage-Dienstleistungen auf Praxedo.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen.

MNS Media Network Solutions ist ein deutschlandweit agierender technischer Dienstleister für Digital Signage. Bei uns dreht sich also alles um Displays in öffentlichen Räumen oder Unternehmen. Das fängt bei der digitalen Außenwerbung an und reicht über Monitore in Tabakautomaten bis hin zu digitalen Menüboards an Raststätten. Aber auch zentral gesteuerte Info-Screens oder digitale Zahlteller gehören mit dazu. 

Insgesamt befinden sich 30.000 Displayflächen in unserem Netzwerk, um die wir uns kümmern. Sie sind auf 6.800 Standorte verteilt. Wir übernehmen für unsere Kunden den kompletten Service, angefangen von der Planung über das Rollout bis hin zur Wartung. Dabei kommen jede Menge Service-Einsätze zusammen – etwa 750 sind es pro Monat. Man sieht also, wir haben Erfahrungen mit großen DooH-Netzwerken (Digital Out Of Home). Daher schrecken uns selbst sehr umfangreiche Rollouts nicht. Im Gegenteil, man könnte fast sagen, da kommen wir so richtig in Fahrt.

Bei solchen Aufträgen treten wir auf Wunsch auch als Generalunternehmer auf und koordinieren die verschiedenen Gewerke. Zudem beraten wir unsere Kunden zu rechtlich relevanten Themen, beispielsweise dem Brandschutz. Kurzum, wir sorgen dafür, dass am Ende die optimale Display-Lösung beim Kunden steht und alles reibungslos funktioniert. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, kommen unsere Servicetechniker schnell und beheben das Problem. Wir bieten unseren Kunden zu diesem Zweck maßgeschneiderte Service-Wartungsverträge sowie ein Inhouse-Support-Team.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Ein ganz wesentlicher Faktor war für uns die Integration in unser bestehendes ERP- und CRM-System. Lassen Sie mich das ein bisschen näher erläutern: Wir arbeiten mit Sage xRM, das für uns einige wesentliche Vorteile bietet. So können wir damit beispielsweise jeden Bildschirm als Objekt behandeln und eine Historie für jeden einzelnen Monitor oder Router erstellen. Dieses Asset Management in Sage ist für uns wichtig, um immer einen vollständigen Überblick zu behalten und dem Kunden größtmögliche Transparenz zu bieten. Unser System bucht den richtigen Monitor an den richtigen Standort, auch wenn dieser beispielsweise bei einem Einsatz getauscht und anderswo verbaut wurde. Im Sinne einer Predictive Maintenance ist es ja schließlich entscheidend, ein Gerät verfolgen zu können und gegebenenfalls bereits vor einem potenziellen Ausfall auszutauschen.

Die richtige Zuordnung innerhalb der Einsatz-Tickets muss daher immer gewährleistet bleiben. Insofern war dies eine Anforderung für eine Field-Service-Software. Außerdem müssen unsere Techniker auch offline arbeiten können. Das ist leider beim Mobile-Client von Sage nicht der Fall. Für unsere Techniker war das häufig ein großes Ärgernis, denn nicht überall ist eine perfekte Internetanbindung gegeben. Fällt das Netz aus, kann es bei einem Timeout des Webservers zu Datenverlusten kommen. Diese leidvolle Erfahrung mussten unsere Außendiensttechniker des Öfteren machen.

Praxedo bietet in dieser Hinsicht deutliche Vorteile: Sie können mit der mobilen App für Android oder iOS auch offline arbeiten. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert sich das System automatisch. Außerdem hat Praxedo von Haus aus eine Schnittstelle zu Sage – das Field Service Management (FSM) lässt sich also nahtlos in unsere bestehenden Prozesse integrieren. Hinzu kommt, dass die Software einige weitere Vorteile bietet wie beispielsweise eine optimierte Routenplanung. Außerdem lässt sich mit Praxedo ein hierarchischer Rechtebaum gut abbilden. Das ist wichtig, denn wir arbeiten mit Subunternehmern zusammen, die in Praxedo alle Rechte zur Planung für ihre Teams besitzen müssen.

Sie sehen also, wir haben viele Anforderungen. Da Praxedo diese gut abdeckt, sprach vieles für dieses System. Das Entscheidende war aber eindeutig die Sage-Schnittstelle.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Ich erwähnte bereits, dass wir mit Subunternehmern zusammenarbeiten. Insgesamt sind es sieben Firmen, bei denen die Dispatcher die Einsatzplanung am Computer vornehmen. Die Tickets selbst werden in Sage xRM angelegt und auf die Subunternehmer verteilt. Diese erstellen daraufhin die Tourenplanung mit Praxedo für die Techniker. Größtenteils nutzen sie dazu das Modul zur optimierten Routenplanung. Die Einsatzberichte kommen dann als PDF zurück und die Einsatzdaten werden in Sage ausgewertet.

Die Techniker wiederum nutzen auf ihren Tablets die Praxedo-App. Sie füllen dort Fragebögen mit Dropdown-Listen aus, um Ihre Einsätze zu dokumentieren. Hierbei werden alle Details erfasst, zum Beispiel auch die Seriennummern der Displays. Wir verwenden hierbei so wenig Freiantworten wie möglich – das erleichtert hinterher die Datenauswertung. Allerdings haben die Techniker die Möglichkeit, Fotos hinzuzufügen. Dies ist wichtig, denn so kann man den Kunden gegenüber den Zustand am Einsatzort vor und nach der Durchführung dokumentieren. Zudem können die Techniker damit beispielsweise belegen, dass sie die Standorte sauber verlassen haben. Die App wird außerdem zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit genutzt. Diese lässt sich nach einem Einsatz leicht abfragen und ebenfalls digital erfassen. Und last but not least verwenden die Techniker die App, um nach einem erfolgreichen Einsatz eine digitale Unterschrift vom Kunden einzuholen.

In Sonderfällen nutzen unsere Außendienstmitarbeiter die Praxedo-App aber auch, um selbständig in die Tourenplanung einzugreifen. So können sie beispielsweise im Notfall ein eigenes Ticket in die Planung integrieren, weil sich beispielsweise im Laufe der Arbeiten eine neue Service-Maßnahme ergeben hat. Sie können die Routenplanung sogar ändern, um einen Termin vorzuziehen oder etwa Material abzuholen oder zu entladen. 

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Ein Hauptvorteil sehe ich im qualitativen Bereich sowie in puncto Kundenbindung. Solch ein digitales System begeistert unsere Kunden, denn es schafft ein zuvor nicht dagewesenes Maß an Transparenz. Die Kunden können nämlich alle Einsätze in Echtzeit verfolgen und sind über den Stand aller Maßnahmen bestens informiert. Das ist gerade bei größeren Rollouts ein enormer Vorteil. Zudem haben wir eine sehr hohe Datengenauigkeit. Alle Daten zur verbauten Hardware und den durchgeführten Arbeiten sind in unserem System hinterlegt. Sie sind sowohl von uns als auch von den Kunden jederzeit einsehbar. Das schafft eine solide Basis für saubere Abrechnungen und ein großes Vertrauen. Nicht zuletzt positionieren wir uns dadurch als Unternehmen mit einer hohen digitalen Innovationskraft – auch das kommt bei unseren Kunden sehr gut an.

Auf der anderen Seite bietet uns Praxedo auch ganz handfeste quantitative Vorteil. Sie können sich vorstellen, dass ein deutschlandweit angelegtes Rollout einige große logistische Herausforderungen erfordert. So sind wir zum Beispiel in der Lage, 3.000 Tickets auf einmal anzulegen und zu starten. Allein in diesem Jahr planen wir sechs größere Rollouts – da muss schon alles exakt passen und alle müssen Hand in Hand arbeiten. Zusammen mit unseren Subunternehmern haben wir jederzeit die volle Kontrolle über solche Großprojekte und unsere Kunden sehen genau, ob und wie wir im Zeitplan liegen.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Um den Return on Investment zu beurteilen, ist es noch etwas zu früh, da wir mit dem System erst seit einigen Monaten arbeiten. Was man jedoch bereits jetzt sagen kann ist, dass die Response-Zeiten deutlich gesunken sind. Die per Service Level Agreement (SLA) vereinbarten Zeiten werden deutlich besser eingehalten. Das ist bereits ein großes Plus. Zudem bemerken wir eine Zeitersparnis bei unseren Subunternehmern: Diese schaffen mehr Einsätze pro Woche. Durch die optimierte Routenplanung werden die Einsätze außerdem günstiger und wir sparen Energie und senken Emissionen. Dies ist ein Aspekt, den wir angesichts der aktuellen Klimadiskussion nicht vernachlässigen sollten.

Bei der Betrachtung des ROI gehört in unserem Fall dazu, dass hier die Investitionen in Praxedo selbst nur einen kleinen Teil ausmachen. Als Software as a Service (SaaS) ist das System an sich ja schnell startklar und der Implementierungs- und Schulungsaufwand ist sehr überschaubar. Der Hauptteil unseres Investments lag daher auf Seiten von Sage, das für uns ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist. So haben wir beispielsweise ein eigenes Backend für unsere Kunden entwickelt, über das sie alle Informationen zu den Einsätzen erhalten. Können wir dank dieser technischen Innovation zwei bis drei neue Kunden im Jahr hinzugewinnen, wäre allein das schon sehr positiv.

Wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Von unserer Seite aus ist auf jeden Fall eine dauerhafte Partnerschaft angestrebt. Ich kann mir vorstellen, dass in den nächsten Jahren noch viele weitere Innovationen aber auch Herausforderungen auf uns zukommen werden. Wenn es Praxedo gelingt, noch flexibler auf neue Anforderungen der Kunden einzugehen und Änderungswünsche schnell umzusetzen, sehe ich da ein großes Potenzial.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

„Flottenmanagement Out-of-the-Box“ trifft es meiner Meinung nach ziemlich gut. Man kann mit Praxedo schnell starten und die Einrichtung ist weitgehend selbsterklärend. Ich selbst konnte mir beispielsweise vieles selbst erarbeiten. An Schulung ist nur wenig notwendig.

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Ja, und nicht nur das. Morgen gebe ich beispielsweise selbst einem anderen Unternehmen, einem Servicepartner von uns, eine Einführung in Praxedo. Die Firma möchte sich einmal ein Bild davon machen, wie das Zusammenspiel von Praxedo und Sage xRM in der Praxis funktioniert. Da helfe ich natürlich gern – auch wenn ich dafür von niemandem bezahlt werde.