Wie Circet seinen Planungsaufwand um 75 Prozent reduziert hat.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen.

Circet ist der führende europäische Anbieter von Telekommunikationsinfrastrukturdiensten. Circet hat seinen Hauptsitz in der Nähe von Toulon, Frankreich, und verfügt über 105 Niederlassungen im ganzen Land sowie über Tochtergesellschaften in Deutschland, Irland, dem Vereinigten Königreich, Spanien und Marokko.

Zu unseren Kunden zählen Telekommunikations- und Infrastrukturbetreiber, Hersteller von Telekommunikationsausrüstung, wichtige Infrastruktureigentümer und lokale Behörden.

Angesichts des massiven Ausbaus von Hochgeschwindigkeits-Breitbandnetzen im Festnetz und im Mobilfunk, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Bereich, bietet Circet seinen Kunden schlüsselfertige Dienstleistungen an, die alle Bereiche der Planung, des Baus, des Ausbaus, des Betriebs und der Wartung von Netzen, des Verkaufs von Abonnements und des Anschlusses von Teilnehmern umfassen.

Für einen unserer wichtigsten Kunden, Orange, führt Circet die Herstellung und Wartung von lokalen Kupfer- und Glasfasernetzen in den folgenden Regionen in Europa durch: Pays de Loire, Centre Val de Loire, Ile de France, PACA, Korsika, Elsass-Lothringen, Bourgogne Franche Comté und Reunion/Mayotte.

Allein in diesem Bereich sind derzeit 2.500 unserer aktiven Techniker für Kunden im Einsatz, die zwischen 15 Minuten und mehreren Tagen vor Ort sind.

Bereits von uns abgeschlossene Projekte:

• 86.000 FTTH-Einsätze
• 144.000 Aufträge für Strumpfbandkabel
• 227.000 Kupferaufträge

In den ersten sechs Monaten des Jahres 2019 wurden fast 460.000 Arbeitsaufträge abgeschlossen. Wir haben ein riesiges Volumen an Serviceanfragen. Um Ihnen eine bessere Vorstellung zu geben: allein im Jahr 2018 haben unsere Techniker mehr als 900.000 Aufträge ausgeführt.

Was war der Grund für die Einsatz von Praxedo für Ihr Field Service Management?

Wir brauchten ein Tool, das unabhängig von unseren Kunden ist

Erstens brauchten wir aufgrund der Vertraulichkeit unserer Feldaktivitäten ein von unseren Kunden unabhängiges Tool, insbesondere für die Datenerfassung und die Organisation der Technikereinsätze.

Wir benötigten eine Lösung, mit der wir die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) überwachen können

Zweitens suchten wir eine Software für das Management des Außendienstes, die sich in unsere eigenen internen Tools integrieren lässt, um die Analyse der individuellen Leistung jedes Technikers und die Überwachung der vertraglichen KPIs zu erleichtern. Unsere Spezifikationen enthielten weitere wichtige Kriterien wie die Reaktionsfähigkeit des Anbieters bei der Unterstützung und Schulung unserer Teams und die Qualität des operativen Supports im Laufe der Zeit.

Wir suchten eine robuste Schnittstelle im SaaS-Modus

Die Lösung, die wir suchten, musste robust und in der Lage sein, eine sehr große Anzahl von Arbeitsaufträgen für unsere Techniker zu verwalten und zu planen. Unser Ziel war es, eine SaaS-Lösung (und keine “On-Premises”-Lösung) zu erwerben, um die Wartung und Aktualisierung nicht selbst durchführen zu müssen. Der Vorteil des SaaS-Modells bestand darin, dass alles in der Cloud läuft, was uns von der IT-Arbeit entlastet. Die Upgrades und die Wartung der Lösung werden direkt vom Anbieter durchgeführt, was sehr viel einfacher zu handhaben ist.

Wir brauchten ein agiles und dauerhaftes Tool

Angesichts des oben erwähnten hohen Auftragsvolumens mussten wir von überall aus auf die Lösung zugreifen können, Arbeitsaufträge sofort an unsere Techniker weiterleiten, fertige Berichte an unsere Planer weiterleiten und eine Schnittstelle zu unserem Großkunden Orange und anderen Kunden haben.

Nach einer ausführlichen Untersuchung der auf dem Markt befindlichen Lösungen für das Außendienstmanagement haben wir uns für Praxedo entschieden. Die Lösung erfüllte die meisten unserer geschäftlichen Anforderungen und, was noch wichtiger ist, wir waren begeistert von der Bemühung für unser Projekt, der Bereitschaft, mit uns zusammenzuarbeiten, und der Erreichbarkeit der Geschäftsleitung.

Wir sollten auch erwähnen, dass die Anbieter auf diesem Markt immer seltener werden, da unser Kunde Orange eine spezifische Schnittstelle benötigt, die sich mit neuen Projekten in jedem Quartal ständig weiterentwickelt. Dies stellt hohe Anforderungen an die Anbieter, und nur sehr wenige sind in der Lage, diese Art von Skalierbarkeit zu bieten. Es ist auch diese Eigenschaft von Praxedo, die uns veranlasst hat, eine schnelle Entscheidung zu treffen.

Wie nutzt Circet Praxedo und welche Vorteile entstehen dadurch?

Wir nutzen Praxedo, um Aktivitäten für eine Vielzahl von Kunden zu verwalten, mit einem starken Fokus auf den Kunden Orange.

Verwaltung von Arbeitsaufträgen von A bis Z

Bis heute können wir mit Praxedo einen durchgängigen Implementierungsprozess überwachen, der Folgendes umfasst:

• Entgegennahme des Arbeitsauftrags vom Kunden
• Möglichst genaue Planung unter Berücksichtigung bestimmter Fristen
• Durchführung der Arbeiten durch den Techniker, mit obligatorischen Kontrollpunkten
• Detaillierte Berichte über den Arbeitsauftrag, einschließlich Vorher/Nachher-Fotos, die angehängt werden können
• Die Erstellung einer Rechnung für jeden Arbeitsauftrag
• Monatliche Überprüfung der Rechnungen

Man könnte sagen, dass Praxedo zu unserem Nebenbuchhaltungssystem für die Rechnungsstellung geworden ist, da wir eine Verbindung zu unseren Buchhaltungssystemen hergestellt haben. Es ist ein sehr praktisches Werkzeug für die Rückverfolgbarkeit von Arbeitsaufträgen.

Praxedo SmartScheduler für die Planung von Tausenden von Aufträgen pro Tag

Im Rahmen des Planungsprozesses verwalten wir täglich riesige Mengen von Arbeitsaufträgen. Dazu nutzen wir täglich das Modul zur Routenoptimierung, auch bekannt als Praxedo SmartScheduler (PSS), das uns mit Hilfe künstlicher Intelligenz bei der Planung jedes Auftrags unterstützt.

Es ist in der Lage, genaue Zeitpläne für Tausende von Außendienstmitarbeitern zu erstellen, indem es deren Fähigkeiten und Zeitvorgaben berücksichtigt. Das Tool kann an die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten angepasst werden. Angenommen, wir müssen zuerst nach einer bestimmten Qualifikation filtern, dann können wir das PSS bitten, die Anzahl der Arbeitsaufträge mit der Anzahl der Techniker mit dieser Qualifikation abzugleichen, und zwar unter strikter Einhaltung der tatsächlichen Termine. Als Nächstes können die Termine mit den Aufträgen nach übergreifenden Fähigkeiten abgeglichen werden. Und so weiter, bis alle Arbeitsaufträge zugewiesen sind.

Derzeit werden 85 – 90 % unserer Arbeitsaufträge mit PSS verwaltet. Die einzigen Voraussetzungen sind die Fähigkeiten der Techniker und ihre Positionierung auf der Karte sowie der Startpunkt ihrer Route, der nicht immer von ihrem Wohnort oder dem Lager aus liegt.

In der Tat lag hier die größte Herausforderung, da die Lage der Startpunkte unserer Techniker innerhalb des Radius’ ihrer Arbeitsaufträge durch das PSS-Tool ständig verfeinert und optimiert werden musste. Nach der Optimierung des Prozesses können nun Szenarien auf der Grundlage erweiterter Suchansichten erstellt werden, die es ermöglichen, sequentielle Arbeitsabläufe zu implementieren.

Seit wir diesen Prozess eingeführt haben, haben wir unsere tägliche Planungszeit um 75 % reduziert. Wir erhalten etwa 2.500 Arbeitsaufträge pro Tag, für deren Verwaltung wir vor Praxedo vier Stunden benötigten. Diese Zeit hat sich auf nur eine Stunde pro Tag reduziert. Drei Stunden weniger pro Tag ermöglichen es den Aktivitätsmanagern, sich auf wichtigere Aufgaben wie die Verbesserung der Kundenbeziehungen zu konzentrieren.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Eigenschaften beschreiben?

Zwei Worte kommen mir sofort in den Sinn: Reaktionsfähigkeit und Produktivität.

“Reaktionsschnelligkeit”, weil Praxedo auf unsere Upgrade-Anfragen reagiert hat, um die Anforderungen von Orange zu erfüllen, und weil die Support-Abteilung stets Lösungen bereitstellt, wenn wir sie brauchen.
“Produktivität” in Bezug auf die Planung. Dank Praxedo SmartScheduler haben wir so viel mehr Zeit gewonnen.