Maximale Kundenkontakte – zufriedene Techniker: Smarte Planung im technischen Außendienst mit Telematik

Außendienstmitarbeiter sollen ihre Zeit effektiv mit Kunden verbringen, nicht im Auto oder mit Berichten. Eine nahtlose Anbindung an die Zentrale ist dennoch unerlässlich. Aber wie erreicht man das problemlos? Die Verbindung von Telematik und Field-Service-Management bietet interessante Lösungen. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Planung verbessern und Ihre Prozesse im Field Service optimieren können.

Neue Möglichkeiten im Field Service Management mit Telematik

Im technischen Außendienst wünschen sich Kunden kurze Wartezeiten, Techniker sollen möglichst geringe Leerlaufzeiten haben, und die Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst muss reibungslos funktionieren. Technische Mitarbeiter unterwegs müssen sich deshalb auf ihren Tagesplan verlassen können und die Zentrale stets auf dem Laufenden halten. Doch kurzfristige Änderungen sind oft unvermeidlich.

Durch die Kombination von Telematik und Field Service Management können Unternehmen genau diese Herausforderungen meistern. Telematik-Funktionen ermöglichen es Innen- und Außendienstmitarbeitern, flexibel und schnell auf Kundenwünsche zu reagieren. Arbeitsabläufe lassen sich einfach und zuverlässig gestalten, was sich nicht nur positiv auf die Servicequalität, sondern auch auf nachfolgende Prozesse wie die Rechnungsstellung auswirkt.

Optimierte Serviceabläufe im technischen Außendienst: Praxisbeispiele mit Praxedo und Webfleet

Die Integration von Field Service Management und Telematik schafft viele neue Möglichkeiten, die die Qualität im Außendienst erheblich verbessern. Beispiele aus der Praxis von Praxedo und Webfleet zeigen, wie diese smarte Außendienstplanung den Arbeitsalltag im Field Service optimiert.

Schnelle Umplanung und Effizienzoptimierung

Die Zeit im technischen Außendienst ist wertvoll. Durch die Kombination von Webfleet und Praxedo wird die Fahrzeit auf Touren verkürzt. Bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Krankheit, Verkehrssperrungen oder kurzfristigen Änderungen sorgt eine flexible Touren- und Routenplanung für maximale Effizienz und eine optimale Ressourcennutzung.

Eigenständige Auftragsannahme und flexible Planung

In bestimmten Fällen können Außendienstmitarbeiter innerhalb eines definierten Radius selbstständig Aufträge annehmen. Besonders bei Notfällen ist dies von großem Vorteil, da Kunden kurze Wartezeiten erwarten. Die flexible Planung trägt gleichzeitig dazu bei, Leerläufe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Planung von Folgeeinsätzen für denselben Techniker

Durch die Kombination von Routenoptimierung und Field Service Planung können Folgeeinsätze für denselben Techniker schon während des laufenden Auftrags geplant werden. Stellt der Techniker fest, dass ein weiterer Einsatz notwendig ist, meldet er dies direkt im System. Die Software aktiviert automatisch den nächsten Termin, wodurch Wartezeiten minimiert und Ressourcen effizient genutzt werden.

Vereinfachte Rechnungserstellung

Sobald der Techniker seinen Bericht per Smartphone einreicht, erhält die Buchhaltung alle relevanten Daten zur Abrechnung – von der Arbeitszeit über den erledigten Auftrag bis hin zur Fahrstrecke. Dies beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess erheblich.

Vermeiden von Leerläufen

Durch die flexible Auftragsvergabe im vordefinierten Gebiet kann der Mitarbeiter mithilfe von Telematik freie Termine effizient selbst füllen. Ist ein Auftrag früher abgeschlossen oder ein Termin abgesagt, kann der Techniker sofort den nächsten Auftrag übernehmen und somit Leerzeiten minimieren.

Tracking und Auftragsnachweis

Die Telematik-Integration bietet wichtige Funktionen wie das Tracking teurer Maschinen bei Vermietungen oder den Nachweis der Anwesenheit bei Immobilienverwaltungen. Diese Transparenz steigert die Effizienz in verschiedenen Bereichen erheblich.

Automatisierte Dokumentation

Alle für den Auftrag erforderlichen Dokumente liegen mobil in der Field Management Software bereit. Berichte können mit wenigen Klicks ausgefüllt werden. Webfleet ergänzt dabei Routeninformationen und Anwesenheitsnachweise, die direkt in den Außendienst-Berichten verwendet werden können.

Wie funktioniert die Verbindung von Telematik und Field Service Management?

Die Kombination von Webfleet mit einem Field Service Management System eröffnet Unternehmen den Weg zu einer vernetzten Management-Lösung für Flotte und Mitarbeiter. Diese Verbindung steigert die Effizienz des Außendienstes und erhöht sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Zufriedenheit der Techniker.

Eine Software wie Praxedo unterstützt eine nahtlose digitale Einsatz- und Tourenplanung für das Außendienst-Team. Über die App bleiben die Techniker in Echtzeit mit der Einsatzplanung verbunden, was die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Einsätzen enorm erleichtert. Auch das Ersatzteilmanagement und die Finanzbuchhaltung profitieren von dieser Integration.

Webfleet ergänzt wertvolle Informationen wie Fahrzeugpositionen und Routen in Echtzeit, die in Karten, Dashboards und Reports präsentiert werden. Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst wird optimiert und kann überwiegend per App erfolgen.

Vorteile für viele Branchen: Die Synergie von Field Service Management und Telematik

Besonders Branchen mit intensiven Außendiensttätigkeiten profitieren von der Synergie zwischen Field Service Management und Telematik. Diese reichen von effizienter Einsatzplanung über schnelle Notrufreaktionen bis hin zur besseren Dokumentation und Überwachung von Aktivitäten vor Ort. Hier einige Beispiele:

Telekommunikation: Effiziente Planung von Technikereinsätzen für Installationen und Wartungen von Netzwerken und Geräten. Die Dokumentation und Arbeitszeiterfassung erleichtern die Prozesse und entlasten die Techniker.

Energie- und Versorgungswirtschaft: Optimierte Routenplanung für Wartungsfahrzeuge und flexible Umplanung im Notfall.

Immobilienverwaltung und -instandhaltung: Verbesserte Koordination von Wartungs- und Reparaturaufträgen sowie Nachweis der Anwesenheit von Servicepersonal.

HVAC und Kältetechnik: Effiziente Planung von Wartungsbesuchen und Notfalleinsätzen. Flexibilität in der Tourenplanung erleichtert den Arbeitsalltag der Techniker.

Bau- und Schwermaschinen: Regelmäßige Wartung von Baumaschinen, Schadenserfassung bei Vermietung sowie Ortung zur Diebstahlsprävention.

Die Verbindung von Webfleet und internen Planungssystemen bietet besonders im Außendienst zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz und Qualität deutlich zu steigern. Haben Sie Fragen zur Integration von Webfleet in Ihre Systeme oder zur Nutzung in Ihrer Branche? Wir helfen Ihnen gerne weiter.