So beschleunigt eine digitale Einsatz- und Tourenplanung Ihren Order-to-Cash-Prozess

Als „Order to Cash“ (auch: OTC oder O2C) wird in einem Unternehmen der komplette Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang durch den Kunden bezeichnet. Da dieser Prozess zahlreiche Vorgänge umfasst und sich über mehrere Abteilungen erstreckt, kommt es hier oft zu Fehlern und langen Bearbeitungszeiten.
 
Lesen Sie im Folgenden, wie eine digitale Einsatz- und Tourenplanung zur Reduzierung von Zeit- und Arbeitsaufwänden beitragen kann.
 
Wörtlich übersetzt bedeutet der Fachbegriff „von der Bestellung bis zur Zahlung“ – und umfasst so unterschiedliche Bereiche wie Fakturierung, Logistik und Forderungsmanagement. Als zentraler Wertschöpfungsprozess geht Order-to-Cash mit einem hohen Datenvolumen einher – standardisierte Prozesse sind hier unerlässlich, um die Wirtschaftlichkeit und Liquidität eines Unternehmens aufrechtzuerhalten. Die Automatisierung des O2C-Prozesses – beispielsweise mit einer digitalen Einsatz- und Tourenplanung wie Praxedo – hat unter anderem folgende Effekte:

Beschleunigung von Rechnungsstellung und Cashflow

Der Außendienstmitarbeiter gibt direkt am Einsatzort via Smartphone oder Tablet die verwendeten Produkte und die benötigte Arbeitszeit ein. Diese Daten landen in Echtzeit in der Zentrale, wo mithilfe des hinterlegten Stundensatzes automatisch eine Rechnung erzeugt und versendet wird.

Reduzierung der Fahrtkosten und -zeiten

Dank digitaler Übermittlung der Daten zum konkreten Einsatz entfällt der abschließende Weg zur Zentrale, um dort den Papierkram zu erledigen. Den Technikern bleibt so mehr Zeit für ihr Kerngeschäft, das Unternehmen spart Benzingeld und Firmenwagenabnutzung.

Fehlervermeidung

Die Softwarelösung unterstützt den Außendienstler vor Ort mit konkreten Ausfüllhilfen. Der Einsatz gilt erst als abgeschlossen, wenn die Dokumentation vollständig und fehlerfrei ausgefüllt ist – so kann nichts vergessen werden. Verwendete (Ersatz-)Teile können vor dem Einbau eingescannt werden und sind so eindeutig zuzuordnen.

Optimierte Lagerhaltung

Die digitale Einsatz- und Tourenplanung lässt sich mit einem vorhandenen CRM- oder ERP-System verknüpfen – dazu gehört auch die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem. Da jedes verwendete Produkt während dem Einsatz eingescannt/erfasst wird, haben Sie jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über den Bestand in Zentrallager und Einsatzfahrzeugen. Auch das angeschlossene Bestellwesen lässt sich so automatisieren.

Medienbruchfreie Workflows

Aufträge gehen online ein, Angebote werden digital versendet – warum sollte der Techniker vor Ort plötzlich wieder auf Papier setzen? Mit einer digitalen Einsatz- und Tourenplanung lassen sich alle erforderlichen Dokumente digital zur Verfügung stellen und nutzen – auch dann, wenn eine Unterschrift erforderlich ist. Das beschleunigt den O2C-Prozess und schützt – dank Papiereinsparung – die Umwelt.

Zufriedene Kunden und Mitarbeiter

Ihr Außendienst-Team macht weniger Fehler und spart Zeit für den ungeliebten Papierkram – das erhöht Zufriedenheit und Motivation. Ihre Kunden erleben maximal transparente Kommunikation und Rechnungsstellung – das erhöht Zahlungsbereitschaft und Bindung an Ihr Unternehmen.