8 Gründe für die Digitalisierung Ihrer Serviceberichte

Der Alltag eines Servicetechnikers ist von Hektik und ständig neuen Anforderungen geprägt – da bleiben oft weder Zeit noch Lust für das Ausfüllen aufwändiger Serviceberichte. Doch viele kleine Ungenauigkeiten führen auf die Dauer zu Informationsverlusten, Verzögerungen und unzufriedenen Kunden.   Digitale Serviceberichten schieben dieser Entwicklung einen Riegel vor und leisten einen enormen Beitrag zur Effizienz Ihrer Betriebsabläufe – lesen Sie hier, welche Vorteile die Umstellung auf eine Digitalisierungslösung außerdem mit sich bringt.   Prüfprotokolle, Wartungschecklisten, Stundenzettel: Leistungsnachweise jeglicher Form gehören zum Alltag eines jeden Servicetechnikers. Sie sorgen nicht nur für Rechtssicherheit, sondern dienen auch als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung, Buchhaltung und sogar Lagerwirtschaft. Wer sich hier nicht „verzetteln“ möchte, setzt auf eine Digitalisierungslösung wie Praxedo – und zwar aus folgenden Gründen:

1. minimiertes Verlustrisiko

Lose Zettel gehen deutlich schneller verloren als ein Smartphone oder Tablet. Mit einer digitalen Lösung hat Ihr Außendienst immer alle Unterlagen zusammen – das spart Zeit fürs Suchen und minimiert das Verlustrisiko. Auch unleserliche Handschriften oder Baustellendreck können digitalen Serviceberichten nichts anhaben.

2. Fehlerfreiheit und Vollständigkeit

Wer es eilig hat, zum nächsten Termin zu kommen, vergisst manchmal, den Servicebericht auszufüllen, oder lässt einzelne Angaben weg. Mit einer Digitalisierungslösung kann das nicht passieren: Dank Erinnerungsfunktion, vereinheitlichten Formularen und Pflichtfeldern trägt sie massiv zur Fehlerreduktion bei.

3. Dokumentation ohne Medienbruch

In einem digitalen Servicebericht lassen sich nicht nur Texte, sondern auch Skizzen und Fotos erfassen. Die Skizzen werden direkt auf dem Tablet erstellt, die Fotos damit aufgenommen – so werden alle zu einem Auftrag gehörigen Dokumente automatisch und ohne Medienbruch an einem Ort zusammengeführt. Sollte am Einsatzort keine stabile Internetverbindung existieren, ist die Arbeit mit dem System auch offline möglich – die Synchronisation mit dem Innendienst erfolgt automatisch, sobald die Verbindung wieder hergestellt wird.

4. optimierte Lagerhaltung

Da jeder Servicetechniker das verbrauchte Material direkt vor Ort ins System eingibt, hat das Back-Office jederzeit einen Echtzeit-Einblick in Materialverbrauch und Lagerbestand. Beim Einsatz selbst kann der Techniker mit einem Klick prüfen, ob das benötigte Ersatzteil in seinem Auto liegt – oder ein Kollege in der Nähe ist, der ihm aushelfen kann.

5. Effizienzsteigerung für das gesamte Team

Nicht nur der Techniker vor Ort, sondern auch der Vertriebsinnendienst und das Back-Office profitieren von digitalen Serviceberichten. Da sämtliche Daten in der Cloud archiviert werden, ist der Zugriff in Echtzeit für alle Beteiligten möglich – für eine blitzschnelle Auswertung und Weiterverarbeitung ohne Extra-Fahrten ins Büro.

6. tagesaktuelle Vorlagen

Produktanpassungen, betriebsinterne Umstrukturierungen oder neue behördliche Vorgaben: Es gibt eine Vielzahl von Gründen für die Aktualisierung von Formularen. Oft dauert es Wochen oder Monate, bis alle Team-Mitglieder mit den neuen Vorlagen ausgestattet sind – mit einer Digitalisierungslösung ist das in Sekunden und für alle Mitarbeiter auf einen Schlag gemacht.

7. Umweltschutz

Digitale Serviceberichte leisten einen wertvollen Beitrag auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen. Damit sparen Sie nicht nur die wertvolle Ressource Holz, sondern auf die Dauer auch Platz im Büro: Statt ganzer Regalwände voll Ordner genügt nun eine Cloud für die Archivierung von Unterlagen.

8. zufriedene Mitarbeiter

Je mehr die Digitalisierungslösung dem Servicetechniker abnimmt, desto geringer sind sein Stresspegel und seine Fehlerquote. Wer als Techniker angetreten ist, hat meist keine Lust auf Papierkram – mit digitalen Serviceberichten steigen Zufriedenheit, Motivation und Effizienz Ihres Teams.