3 Tipps für die Einsatz- und Tourenplanung Optimierung

Die Einsatz- und Tourenplanung von Technikern im Außendienst kann schnell sehr komplex werden. Sobald sich die Anzahl von Einsätzen und Technikern erhöht, vervielfältigen sich auch Kommunikationsprobleme zwischen Basis und Außendiensttechnikern. Auch administrative Aufgaben häufen sich und gefährden Produktivität und Effektivität. Wie verfolgt man die Techniker im Einsatz? Wie managt man Notfalleinsätze? Wie steuert man Techniker effizient? Die Wettbewerber im Dienstleistungssektor schlafen nicht. Wenn man auf diese Herausforderungen nicht umgehend reagiert, kann das das ganze Unternehmen gefährden.
 
Wie also vereinfacht man die Einsatz- und Tourenplanung im Außendienst? Einige Räte für Tourenplanung Optimierung.

Prozesse der Einsatz- und Tourenplanung digitalisieren und dadurch vereinfachen

Um den Arbeitsalltag Ihrer Techniker und Disponenten einfacher zu gestalten, müssen Sie die Arbeitsweise verändern. Stellen Sie auf digitale Prozesse um, statt weiter Zeit und Geld mit Papier zu verschwenden. Durch die Digitalisierung der Einsatz- und Tourenplanung können Verwaltungsaufgaben im Alltag Ihrer Techniker und Planer bedeutend reduziert oder sogar eliminiert werden. Das ermöglicht es auch, Ihre Einsatz- und Tourenplanung reaktiver, präziser und effizienter zu machen.
 

Digitalisieren und die Produktivität steigern

Die Steigerung der Produktivität ist schnell messbar. Einer Studie des McKinsey Global Institute (MGI) zufolge zeigt seit 2012, dass die Nutzung einer geeigneten Software für die Einsatz- und Tourenplanung durchschnittlich zu einer Produktivitätssteigerung von 20% bis 25% führt. Dies gilt für Dienstleistungsunternehmen, die den Schritt von einer traditionellen auf Papier beruhenden Einsatz- und Tourenplanung zur einer digitalen Planung in Echtzeit wagen.
 
Die Kombination von mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablettes), GPS-Systemen zur Geolokalisation und einer SaaS-Software zur Einsatz- und Tourenplanung ermöglicht es, den Informationsfluss im gesamten Einsatzzyklus zu beschleunigen. Von der Einsatzanforderung bis zur Durchführung wird die Kommunikation zwischen der Zentrale und den Technikern im Außendienst verbessert. Die Disponenten haben in Echtzeit die Position jedes Servicetechnikers sowie seinen Status im Blick. Daten, die im Außendienst über die mobile App gesammelt werden, werden sofort in die Zentrale übermittelt im IT-System des Unternehmens gespeichert.

Keine Aufgaben mehr per Hand erledigen

Der Techniker kann dank seiner mobilen App Informationen aus dem Außendienst direkt in ein vorkonfiguriertes digitales Formular eingeben. Ob es sich dabei um einen Installations-, Reparations-, Wartungs-Einsatz oder einen Einsatz im Rahmen des Kundendienstes geht, ist dabei ganz egal. Mit einem Klick werden die Daten ins IT-System der Zentrale übermittelt.
 
Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Keine manuelle Eingabe von Informationen mehr

• Weder wiederholte Eingaben noch Schreibfehler

• Vorbei die Zeiten des enormen Papierverbrauchs

• Keine Wartezeiten, bis ein Techniker ein Papierformular eingereicht hat

• Deutliche Beschleunigung der Fakturierung

In einer Welt, die sich sowohl im Privatleben als auch im Berufsleben immer mehr digitalisiert, orientieren sich mobile Apps für Techniker an Apps aus dem privaten Bereich, wie zum Beispiel den sozialen Netzwerken. Die Nutzung ist deshalb einfach und schnell. Mobile Apps für den Außendienst werden entwickelt, um intuitiv und schnell einsetzbar zu sein. Sie sollen auch für diejenigen bedienerfreundlich sein, die bisher wenig mit den neuen Technologien zu hatten.
 

Daten aus dem Außendienst nutzbar machen

Wenn man Techniker im Außendienst mit einer geeigneten mobilen App, wie zum Beispiel Praxedo, ausstattet, befreit man sie von einer Fülle langwieriger und sich wiederholender Aufgaben. So kann das Ausfüllen von Einsatzberichten teilweise automatisiert werden. Die Felder können wie im Drop-Down-Menü bereits Antworten enthalten oder anklickbar sein. Niemand muss mehr in Eile Sätze schreiben, die anschließend für die Kollegen in der Fakturierung unlesbar sind. Mit einer mobilen App ist alles kristallklar, nutzbar und schnell im Außendienst erfassbar.
 
Ganz nebenbei verfügen Techniker mit einer mobilen App auch bereits vor einem Einsatz über alle Informationen, die sie für den Einsatz brauchen. Dazu gehört eine Liste mit allen benötigten Ersatzteilen, die Lage des jeweiligen Lagers usw. Mit einer mobilen App haben die Techniker alles, um ihre Chancen zu maximieren, ihre Einsätze beim ersten Mal mit Erfolg zu beenden. Auf diese Weise gewinnen alle: der Techniker und die Kunden.
 
Die immer größeren Erwartungen der Kunden an Dienstleistungsunternehmen sind ein wichtiger Beweggrund für letztere, sich eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung anzuschaffen. Die komplette Digitalisierung eines Einsatzes, von der Anfrage des Kunden bis zur Fakturierung, ermöglicht es, die Erfahrung des Kunden zu optimieren und Unannehmlichkeiten wie Verspätungen, Ausfälle oder fehlende Ersatzteile zu minimieren.

Auf steigende Erwartungen der Kunden reagieren

Im Zeitalter der Digitalisierung, der E-Mail und der SMS wartet kein Kunde mehr stundenlang auf die Ankunft eines Technikers. Das gilt für Privatkunden und mehr noch für B2B-Kunden. Sie verlangen, dass Techniker pünktlich zur Stelle sind und wollen in Echtzeit über die Entwicklung des Einsatzes vor Ort informiert werden. Eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung Optimierung ermöglicht es dem Kunden, zum Beispiel über das Auftraggeber-Portal den Fortschritt des Einsatzes in Echtzeit zu verfolgen.
 

Eine Servicequalität, die mit Papier unerreichbar ist

Dieses Serviceniveau ist für Unternehmen, die noch mit Papier arbeiten, schlicht unerreichbar. Sie können eine Verfolgung der Aktivitäten in Echtzeit einfach nicht bieten und sind weniger reaktiv. Die Folgen sind schnell und unwiderlegbar: Die Kunden gehen zu dem Dienstleister, der ihren Erwartungen entspricht.
 
Abschließend können wir festhalten, dass die Vereinfachung der Einsatz- und Tourenplanung zwangsläufig über Digitalisierung erfolgt. Es handelt sich hier um eine Frage von Leben oder Tod für Dienstleistungsunternehmen. Die Frage ist nicht, ob Sie diesen Schritt gehen, nur wann Sie ihn gehen. Und dabei gilt: Früher ist besser als später. Für Ihre Techniker, für Ihre Kunden und damit auch für Sie.